Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 roku – Prawo oświatowe.
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 roku w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji.
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 roku w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji.
Obowiązek przekazania dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły do organu sprawującego nadzór pedagogiczny wynika z art. 89 ust. 6 (dotyczy szkół publicznych) i art. 172 ust. 5 (dotyczy szkół niepublicznych) ustawy z dnia 14 grudnia 2016 roku Prawo oświatowe.
W związku z powyższym dyrektor zlikwidowanej szkoły lub placówki zwraca się do Warmińsko-Mazurskiego Kuratora Oświaty z wnioskiem o przejęcie dokumentacji przebiegu nauczania.
Dokumentację należy przekazać do archiwum Kuratorium Oświaty w Olsztynie w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji szkoły lub placówki po wcześniejszym uzgodnieniu z pracownikiem Kuratorium Oświaty (telefon niżej podany).
Przez dokumentację przebiegu nauczania należy rozumieć akta dotyczące przebiegu edukacji uczniów zgodnie z treścią rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji.
Uporządkowaną dokumentację zlikwidowanej szkoły, przedszkola, placówki należy przekazać protokolarnie, zgodnie z rzeczowym wykazem akt (w trzech egzemplarzach spisów zdawczo-odbiorczych – załącznik numer 1).
W imieniu strony przekazującej dokumentację spisy podpisuje dyrektor szkoły/placówki. Strona przekazująca dostarcza dokumentację do archiwum Kuratorium Oświaty w Olsztynie na własny koszt.
W celu uzgodnienia terminu i sposobu przekazania dokumentacji proszę o kontakt:
Marcin Kalcowski – telefon 89 52 32 559
e-mail: mkalcowski@ko.olsztyn.pl
załącznik – nr 1 – wzór spisu zdawczo-odbiorczego
załącznik – nr 2 – wzór opisu teczki
Wydawanie duplikatów świadectw i dyplomów państwowych
Kuratorium Oświaty w Olsztynie posiada dokumentację wyłącznie ze zlikwidowanych szkół i placówek.
- Podstawa prawna.
Duplikaty świadectw i dyplomów państwowych wydaje się zgodnie z § 24 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków. Duplikaty, o których mowa, wydaje się na podstawie dokumentacji przebiegu nauczania znajdującej się w archiwum Kuratorium Oświaty.
- Wymagane dokumenty.
W przypadku utraty świadectwa lub dyplomu zlikwidowanej szkoły, której dokumentacja została przekazana do Kuratorium Oświaty, albo dyplomu mistrza lub świadectwa robotnika wykwalifikowanego, należy złożyć następujące dokumenty:
- wniosek o wydanie duplikatu (załącznik na stronie internetowej),
- kserokopię dokumentu, jeżeli jest w posiadaniu wnioskodawcy.
- Miejsce złożenia dokumentów i osoby odpowiedzialne za załatwienie sprawy:
Dokumenty można złożyć osobiście w sekretariacie lub przekazać drogą pocztową (adresy jak niżej):
- Kuratorium Oświaty w Olsztynie
Aleja Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/9, 10-575 Olsztyn,
Marcin Kalcowski, tel. 89 523 25 59,
- Delegatura Kuratorium Oświaty w Elblągu
ul. Wojska Polskiego 1, 82-300 Elbląg,
Marta Ciechalewska, Martyna Petrykowska tel. 55 237 10 67,
- Delegatura Kuratorium Oświaty w Ełku
ul. Chopina 15, 19-300 Ełk,
Anna Jabłońska, telefon 87 732 85 75.
- Termin i sposób załatwienia sprawy.
- jeżeli przedłożony wniosek zawiera wymagane informacje, a dokumentacja niezbędna do wystawienia duplikatu znajduje się w zasobach archiwalnych Kuratorium Oświaty, duplikat wydaje się bez zbędnej zwłoki nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od daty otrzymania wniosku,
- duplikat wystawia się na druku obowiązującym w okresie wystawienia oryginału lub na formularzu zgodnym z treścią oryginalnego dokumentu,
- na duplikacie nie umieszcza się fotografii,
- jeżeli przedłożona dokumentacja będzie niekompletna wnioskodawca zostanie poinformowany o możliwości jej uzupełnienia.
- Opłata.
Zgodnie z § 24 i § 29 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych, za wydanie duplikatu świadectwa, dyplomu pobiera się opłatę w wysokości równej kwocie opłaty skarbowej od legalizacji dokumentu. Opłata ta wynosi 26,00 zł. Opłatę należy uiścić po uprzednim kontakcie (pocztowym, telefonicznym, mailowym) nawiązanym ze strony Kuratorium Oświaty w Olsztynie.
Kuratorium Oświaty w Olsztynie
al. Piłsudskiego 7/9
10-959 Olsztyn
Konto: NBP Oddział Olsztyn
25101013970035062231000000
- Sposób przekazania informacji o załatwieniu sprawy.
Duplikat przesyłany jest drogą pocztową na wskazany we wniosku adres po uiszczeniu opłaty lub może być odebrany osobiście przez wnioskodawcę.
- Duplikaty świadectw i dyplomów wystawiają szkoły/placówki oraz właściwe jednostki samorządu terytorialnego jeżeli posiadają stosowną dokumentację.